Зафиксируйте просрочку письменно, как только стало ясно, что срок не держится
Как только понятно, что поставщик не укладывается в обозначенную дату, не стоит ждать молча «может, ещё успеют» и решать вопрос только устно по телефону. Зафиксируйте факт просрочки письменно: сообщением в мессенджере или почтой со ссылкой на номер заказа, либо прямо в карточке сделки, если заказ оформлялся в системе снабжения. В сообщении стоит указать три вещи: номер заказа или спецификации, изначально согласованную дату поставки и то, что на момент обращения материал на объект не поступил. Дело не в том, чтобы сразу «наказать» поставщика — а в том, чтобы у вас появилась точка отсчёта: дата, когда стало очевидно, что обещанный срок нарушен, и чем это подтверждается. Если позже понадобится считать неустойку или пересматривать график, зафиксированная письменно дата избавит от спора «а по телефону нам говорили, что всё в порядке».
Оцените реальное влияние на график объекта
Не каждая просрочка одинаково критична. Иногда у материала есть запас: следующий этап работ начнётся не раньше, чем через неделю, и сдвиг на два-три дня вообще не повлияет на срок сдачи объекта. А иногда задержка на один день останавливает бригаду сразу и тянет за собой все смежные работы. Прежде чем писать претензию или паниковать, посчитайте: на сколько дней реально сдвигается работа, какие именно работы зависят от этой поставки, и есть ли на объекте запас по этой позиции материала — свой остаток или материал с соседнего объекта, который можно временно перебросить. Стоит также уточнить у прораба или руководителя проекта, можно ли на это время переставить бригаду на другой участок работ, не связанный с этой поставкой, — тогда простой обойдётся дешевле, чем кажется на первый взгляд. Этот расчёт определяет, что делать дальше — спокойно ждать новую дату или сразу параллельно искать замену.
Получите от поставщика новую дату — письменно, а не на словах
«Завтра-послезавтра точно привезём» по телефону ничего не фиксирует и обычно означает, что поставщик сам не уверен, когда сможет отгрузить партию. Попросите конкретную дату в письменном виде — в переписке или в карточке заказа, если сделка ведётся в системе. Если поставщик готов привезти материал частями, уточните, какой объём и когда придёт в первую очередь: иногда достаточно получить минимальную партию, чтобы бригада не стояла, пока остальной объём везут отдельно. Письменная новая дата даёт сразу две вещи: ориентир, от которого можно планировать работы дальше, и подтверждённую точку отсчёта. Если эта дата снова будет нарушена, решение о дальнейшей работе с поставщиком станет значительно проще.
Проверьте договор и, если задержка критична, параллельно ищите запасной вариант
Если на этапе заключения сделки в договоре или в условиях заказа была заранее прописана ответственность за просрочку — неустойка или штраф за каждый день задержки, — сейчас время поднять документ и посмотреть, что там именно указано. Эта статья не заменяет юридическую консультацию: конкретные формулировки и порядок расчёта неустойки зависят от условий вашего договора, поэтому при значительной сумме стоит показать документ юристу, а не считать её самостоятельно. Отсюда и важность того, чтобы условия об ответственности поставщика проверялись заранее, на этапе подписания договора, а не постфактум, когда поставка уже сорвана.
Если при этом задержка критична для графика, не стоит тянуть до последнего дня в надежде, что поставщик всё же привезёт материал в новый срок. Параллельно с претензией стоит начать искать запасной вариант — запросить предложения у других поставщиков по той же позиции, чтобы не остаться совсем без материала на объекте, если и вторая обещанная дата снова не выполнится.
Решите, продолжать ли работу с этим поставщиком
Разовая просрочка по объективной причине — задержка у производителя, проблема с транспортом — это одна история. Систематические срывы сроков с одним и тем же поставщиком — совсем другая, и это стоит учитывать при выборе, с кем работать на следующих объектах. Полезно вести историю по каждому поставщику: сколько раз он нарушал сроки, на сколько дней, и были ли эти случаи предсказуемыми или каждый раз по новой причине. Если просрочки повторяются из раза в раз, а объяснения каждый раз разные, это обычно говорит не о случайности, а о том, что поставщик системно переоценивает свои возможности при согласовании сроков. Разовое опоздание — не повод рвать отношения, если в остальном поставщик надёжен, но повторяющийся паттерн стоит заносить в список при выборе поставщика в следующий раз, и при прочих равных отдавать предпочтение тому, кто сроки держит.
Как это связано со Снабженцем
В ситуации срыва поставки обычно уходит время не только на разговор с поставщиком, но и на то, чтобы вспомнить, что именно было согласовано изначально — порыться в переписке, найти, кто и что обещал. В Снабженце условия сделки — срок поставки, цена, оплата — зафиксированы в карточке заказа с самого начала, и сверить, что именно было согласовано, можно за минуту, без поиска по почте.
Если задержка критична и нужен запасной поставщик, не обязательно начинать поиск с нуля: в системе есть витрина открытых тендеров по категориям и регионам, где можно быстро опубликовать новый запрос на ту же позицию и получить предложения от других поставщиков. А всё обсуждение условий — новой даты, объёма, цены — ведётся прямо в карточке заказа, и вся история остаётся доступной, а не растворяется в личных чатах сотрудников.